Avant de pouvoir verser les anciens documents aux Archives fédérales (AFS), il faut procéder à un tri minutieux. Il en résulte une montagne étonnante de vieux papier, composée d’innombrables doubles, coupures de journaux, enveloppes, bulletins de transmission, prospectus, revues, etc. Le travail sans papier est certes encore loin, mais les dossiers suspendus disparaissent lentement mais sûrement des bureaux. Les anciens rapports annuels des organisations professionnelles ou les comptes rendus des manifestations finissent également au vieux papier, car ces documents sont désormais numérisés et consultables en ligne.
Les moyens de conservation utilisés jusqu’à présent, tels que les classeurs, les boîtes, les chemises en plastique de toutes sortes ou à cordons en carton gris doivent également être éliminés, après avoir retiré les milliers de trombones et de pinces à dossiers, dont beaucoup sont rouillés.
Le papier et le carton sont déchiquetés avant de finir à la collecte de vieux papier. Les classeurs et les chemises en plastique en bon état peuvent être réutilisés en interne ou donnés. Les porte-revues en plastique, autrefois très appréciés, sont devenus fragiles en raison d’une longue utilisation, mais aussi des rayons UV du soleil ; ils sont donc souvent endommagés et inutilisables. Ils finissent à la poubelle, tout comme les boîtiers de CD vides. Les supports de données numériques, par exemple les disquettes 5¼ pouces ou les CD, sont éliminés de manière appropriée par le service informatique.
Les exemples présentés ici ne constituent que la pointe de l’iceberg. Pour chaque mètre linéaire de documents traités, il reste en fin de compte environ 10 à 20 % qui sont livrés aux AFS ou conservés chez swisstopo. Pour un total de 3,5 à 4 kilomètres linéaires à traiter, cela représente encore entre 350 et 500 mètres de documents qui doivent être remis en boîte, étiquetés et enregistrés. Ainsi, ils pourront finalement être retrouvés pour témoigner de ce qui nous importe : l’histoire du Service topographique et de ses produits.
